Descripción de los cargos:
DIRECCIÓN GENERAL:
consiste básicamente en tomar decisiones con respecto a un negocio que se de en la empresa y con el objetivo de alcanzar determinados fines. Para alcanzar el éxito o lograr objetivos, no basta con que la empresa posea un producto innovador de gran aceptación en el mercado, pues esta inercia puede llegar a su fin en el momento en que la Dirección no ponga en marcha las estrategias adecuadas.
* sabe tomar decisiones en el momento preciso.
ADMINISTRACIÓN:
Planificar, dirigir y controlar la administración financiera, de personal y de los recursos materiales como los humanos de la empresa, a través de los sistemas de información contable, contrataciones, tesorería, administración y mantenimiento de bienes físicos. Procurar que la planificación, los métodos y procedimientosadministrativos y las normas que lo rigen, produzcan el continuo mejoramiento de la calidad en la prestación de los servicios a todo el grupo de empresas.
*Ademas utilizar dichos recursos eficientemente en la consecución de los objetivos planeados en corto, mediano y largo plazo.
• Se encarga del control administrativo ydisciplinario del personal
• Supervisa y distribuye las actividades del personal a su cargo.
• Supervisar y desarrollar el personal a su cargo.
• Elabora y analiza cuadros relacionados con elmovimiento y gastos administrativos.
• Lleva el control de las cuentas por cobrar y pagar.
• Revisa y verifica los movimientos y registros contables, estados de cuentas, conciliaciones bancarias, cierresde cuentas y balances de comprobación.
• Revisa las conciliaciones bancarias.
• Tramita órdenes de servicio de mantenimiento, de los equipos de las oficinas y tiendas, y el mantenimiento general delas instalaciones de la oficina.
• Llevar el control del suministro de materiales de las oficinas y las tiendas.
• Velar por el cumplimiento de la normativa legal y los diferentes entes del estado• Lleva el control y administra los fondos de trabajo y/o caja chica.
• Tramita las liquidaciones de impuesto y cualquier otro asunto del régimen tributario.
• Lleva el control de contratos contraídospor la empresa y las tiendas.
• Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
• Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
• Participa en el controlfinanciero de proyectos.
• Responsable por las implementaciones de sistemas contables, financieros y administrativos.
ASESOR CONTABLE:
pueden preparar entradas de diario, mantener balances generales actualizados y asistir con los cierres contables mensuales. Su labor es apoyar al contador al realizar algunas de las responsabilidades del departamento contable. La atención a los detalles y a la certeza de las cifras es una manera de medir un desempeño competente. esto incluye la habilidad de identificar problemas y la habilidad de resolverlos eficazmente. Contar con excelentes habilidades de comunicación es esencial para la planeación, organización y programación de proyectos por prioridad.
FINANCIERO:
Propiciar el uso eficiente de los recursos financieros mediante el seguimiento
y evaluación del presupuesto. Es responsable de desarrollar estrategias
financieras que permitan la autonomía financiera, y que fortalezcan el nivel de
liquidez de la institución a corto plazo.
Es el encargado de la modelación financiera ;proyección financiera, presupuestos, manejo de flujo de caja, PyG,balances ,estados financieros,nociones básicas de contabilidad.
CONTABILIDAD:
Es el responsable de los diferentes procesos contables y suministrode informacion oportuna para la toma de decisiones.
RECURSOS HUMANOS:
las personas con las que una organización (con o sin fines de lucro, y de cualquier tipo de asociación) cuenta para desarrollar y ejecutar de manera correcta las acciones, actividades, labores y tareas que deben realizarse y que han sido solicitadas a dichas personas.
Las personas son la parte fundamental de una organización, y junto con los recursos materiales y económicos conforman el “todo” que dicha organización necesita.
JEFATURA DE SERVICIOS:
Coordina las actividades de mantenimiento y reparación de bienes muebles e inmuebles, proveedora de materiales y equipos, comunicaciones, mensajería y correo en una dependencia de la empresa, planificando y controlando las áreas componentes del servicio, a fin de satisfacer los requerimientos de los usuarios y garantizar las optimas condiciones de las instalaciones de la empresa.
LIMPIEZA:
El encargado de la limpieza provee buenos servicios de tareas domésticas. Esta persona inspecciona en profundidad y limpia las áreas asignadas. También sigue todas las instrucciones de limpieza de la empresa y los servicios descritos para ella.
VIGILANCIA:
Es la persona encargada de proteger la integridad física de las personas y los bienes materiales de la empresa donde labora, teniendo a su disposición recursos técnicos (su experiencia) y tecnológicos (cámaras de video, radios de comunicación, armas no letales, detectores de metales o dispositivos electrónicos biometricos de control de acceso (huella e iris del ojo), entre otros). También pueden utilizar otros medios como perros entrenados(anti explosivos, antinarcoticos y de defensa). En muchos lugares también les es permitido portar armas de fuego y usarlas en defensa propia o cuando el objetivo que intentan proteger está bajo amenaza.
PRODUCCIÓN:
Es la administración de los recursos productivos de la organización. Esta área se encarga de la planificación, organización, dirección, control y mejora de los sistemas que producen bienes y servicios. La Administración de las Operaciones es un área de estudio o subciencia de la Administración.
*ademas integran y manejan muchos de los negocios asociados con las operaciones de producción y de los aspectos de distribución de una compañía en la producción de bienes o servicios. también La planificación de recursos empresariales
MERCADEO Y DISTRIBUCIÓN:
propician canales de distribución, proveedores, competidores y asociaciones comerciales.
tiene diversas tareas una de ellas consiste en participar en la toma de decisiones respecto del plan de distribucion(veredas,pueblos,ciudades).
Como parte del desarrollo de la estrategia a seguir, ese profesional busca identificar oportunidades de mercado que logren ventajas equivalentes en los rubros relacionados con el
producto, precio, distribución, promoción y relaciones comerciales.
ademas recaba y analiza información sobre los mercados nacional, internacional, gubernamental y otros segmentados, para planear las etapas de la distribución, comercialización y
venta de los productos y/o la prestación de los servicios.
Para conocer el nivel de satisfacción de los clientes con respecto al producto y/o servicio, el Gerente se vale del levantamiento de encuestas a consumidores y a expendedores, la entrevista directa y profunda a ellos y la consulta a expertos. Esos métodos también los emplea
para identificar las necesidades de los consumidores y captar quejas y sugerencias. La planeación de los circuitos de distribución, logística y venta también están a cargo del Gerente de
Mercadotecnia. Éste participa en la selección e implementación de los canales de distribución de los productos y servicios, así como en la definición de las fases de logística que abarcan la obtención, el almacenamiento y el movimiento de materia prima y productos terminados desde su entrada hasta su salida como bienes para el consumo.
FUNCIONES DE LOS CARGOS:
DIRECCIÓN GENERAL:
Desarrollar un Organismo eficiente, que permita ser autosuficiente y brindar un servicio de calidad a nuestros usuarios.
FUNCIONES GENERALES
Ejecutar los acuerdos y disposiciones del Consejo de Administración.
- Someter al conocimiento y aprobación del Consejo de Administración los planes, presupuestos de ingresos y egresos, programas de trabajo, inversión y financiamiento e informes de actividades.
- Someter al Consejo de Administración para su aprobación la estructura administrativa y operativa del organismo, así como el personal necesario para su funcionamiento.
- Representar, en su caso, al organismo ante las dependencias y entidades públicas y las personas físicas y morales privadas con los poderes que le otorgue el Consejo.
- Celebrar convenios, contratos y demás actos jurídicos que sean necesarios para la realización del objeto del organismo.
- Velar por la buena marcha del organismo y tomar las medidas administrativas, contables, organizacionales, financieras y demás que correspondan con sujeción a las normas aplicables.
- Las demás que establezcan las disposiciones jurídicas aplicables.
FUNCIONES ESPECÍFICAS
- Dirigir, Administrar y evaluar el Organismo.
- Aprobar el Presupuesto del Organismo.
- Evaluar Nuevos proyectos de Mejora y de Crecimiento del Sistema.
- Promover el apoyo y la cooperación económica de la comunidad en los proyectos de construcción y crecimiento del Metro.
- Representar al Organismo en Foros Nacionales e Internacionales
- Evaluar el Clima Organizacional, Capacitación del personal y Seguridad y Protección Civil del Organismo.
- Coordinación con la Agencia Estatal del Transporte, Consejo Estatal del Transporte y Vialidad, Desarrollo Urbano Estatal, Empresarios y permisionarios Transportistas.
- Evaluación de los programas de Protección Civil y de Seguridad e Higiene en el Organismo.
- Promover la mejora en la calidad de vida de los usuarios del Sistema de Transporte a través de la promoción de espacios culturales y de sano esparcimiento en las instalaciones del Sistema.
- Celebrar con las autoridades federales, estatales y municipales y con los particulares, los contratos y convenios necesarios para el cumplimiento de los objetivos del Organismo.
- Promover programas de apoyo y cooperación entre las diferentes instituciones públicas y privadas necesarios para la realización de sus fines sociales.
- ADMINISTRACIÓN:
- Las funciones básicas de la administración son cinco:
-Planeación.
-Organización
-Dirección.
-Coordinación.
-Control.
-Evaluación.
Asesor contable:Las funciones adesarrollar por parte de la asesoría contable están consagradas en los decretos 2649 y 2650 de 1993. En consecuencia con las estipulaciones legales, la filosofía y concepción del trabajo en nuestra empresa, lasfunciones de la asesoría contable que nosotros brindamos son:
Asesorar permanentemente el diligenciamiento de los documentos fuentes de la contabilidad (comprobantes de egreso, comprobantes deingreso, recibos de caja, facturas de venta, etc.)
Digitar los documentos contables, supervisar inventarios, conciliar movimientos bancarios, realizar ajustes.
Revisar la información contablediligenciada con el objeto de que no se presente ninguna inconsistencia.
Como resultado de los procesos efectuados en el ciclo contable podrán emitirse los siguientes reportes:
Presentación y análisis de libros oficiales (registrados): CAJA DIARIO, MAYOR Y BALANCES, INVENTARIOS, DE SOCIOS Y ACTAS.
Presentación y análisis de informes mensuales y acumulados: BALANCE DE PRUEBAINDIVIDUAL, ESTADO DE RESULTADOS (PyG) DISCRIMINADO POR CENTROS DE COSTO, BALANCE GENERAL, AUXILIAR MENSUAL, AUXILIAR GENERAL ACUMULADO.
- financiera:
- El encargado del departamento de finanzas de nuestra empresa tiene dos funciones:la función de inversión y la función de financiamiento.
- Vigilar el uso eficiente de los recursos financieros.
- Identificar desviaciones presupuestales y hacer las observaciones pertinentes.
- Orientar de forma adecuada la formulación del presupuesto de cada Gerencia.
- Planear efectivamente los resultados financieros de la Fundación.
- Registrar y supervisar el avance del ejercicio presupuestado.
- Asegurar el cumplimiento del presupuesto conforme a lo autorizado.
- Analizar e interpretar la información de los estados financieros.
- Elaborar manuales de políticas y procedimientos en materia presupuestal.
- Apoyar en la toma de decisiones que permitan el control financiero y
- seguimiento del presupuesto autorizado.
- contabilidad:
- Es el encargado de llevar a cabo las funciones basicas en el departamento de contabilida,registran los asienos contables;elaboran las cuentas anules,y realizan las conciliaciones bancarias.
- *lleva el controlde los libros de contabilidad.
- *conciliaciones bancarias.
- *diseña los estado financieros.
- *registros de polizas
- recursos humanos:
- en el departamento de recursos humanos se encarga diseñar el sistema de retribución del personal y de evaluar sus resultados. La finalidad de la función de retribución consiste en el
estudio de formulas salariales, la política de incentivos y el establecimiento de niveles salariales de las diferentes categorías profesionales.
Ademas comprende las actividades de crear planes de formación y llevarlos a cabo, de estudiar el potencial del personal, de evaluar la motivación, de controlar el desempeño de las tareas, de incentivar la participación y de estudiar el absentismo y sus causas.
jefatura de servicios:
Coordina y supervisa las actividades del personal a su cargo.
Controla y evalúa el personal a su cargo.
Instruye al personal en el trabajo a realizar.
Diseña, elabora y aplica sistemas de control de asistencia del personal a su cargo.
Solicita cotizaciones para compras de materiales específicos.
Realiza pedidos de material de limpieza, equipos de oficina y bienes de consumos que se requieran.
Compra materiales de limpieza y equipos de oficina que se requieran en la dependencia.
Controla los servicios de proveeduria de materiales y equipos de trabajo.
Planifica y coordina las actividades de suministro de materiales y equipos de trabajo.
Distribuye para cada unidad el material de limpieza, equipos de trabajo y demás bienes de consumo que las mismas requieren.
Supervisa el mantenimiento de equipos y mobiliario de la dependencia.
Ordena y supervisa la reparación de equipos y mobiliarios.
Supervisa y controla los servicios de comunicaciones dentro de la dependencia, transporte, mensajería, correo, etc.
Solicita presupuesto para la construcción de trabajos menores de albañilería, electricidad, plomeria y herrería.
Planifica y supervisa el mantenimiento de las diferentes áreas de la dependencia.
Lleva el control del presupuesto de la unidad.
Supervisa y controla la administración de comedores.
Supervisa los diversos trabajos y obras de los contratistas.
Programa el sembrado y corte de grama de la dependencia.
Supervisa las áreas del café y expendios de comidas de la dependencia.
Elabora ordenes de servicios de mantenimiento.
Maneja y repone el fondo de trabajo asignado a la unidad.
Toma decisiones en base a trabajos a ejecutar.
Aplica correctivos en caso necesario a trabajos realizados en la unidad.
Autoriza el despacho de las requisiciones internas de materiales de oficina y de limpieza.
Vela por el cumplimiento de los contratos y otros servicios de la Institución.
Asiste y participa en reuniones y comisiones de trabajo.
Realiza inventarios de equipos y materiales de trabajo y de limpieza.
Custodia el deposito de materiales y equipos.
Solicita transporte para el traslado de personal, de materiales y equipos al deposito.
Elabora correspondencia, memorándum, informes, oficios o cualquier otro documento de la unidad a su cargo.
Controla la recepción y distribución de la correspondencia interna y externa de la unidad.
Retira las nominas de pago del personal obrero, docente y administrativo.
Atiende reclamos por cualquier irregularidades detectada en las labores de vigilancia y las reporta a la unidad que les compete.
Supervisa las residencias estudiantiles en cuanto al mantenimiento de las edificaciones, electricidad, limpieza, etc.
Supervisa mudanzas de bachilleres de las residencias de la institución.
Reporta a su superior inmediato sobre la ejecución de los trabajos realizados por la unidad.
Autoriza pagos por caja chica.
Firma pagos por caja chica.
Realiza depósitos bancarios, busca chequeras, balances y estados de cuentas.
Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.
Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
Realiza cualquier otra tarea afán que le sea asignada.
Limpieza:
*Recibir y saludar a los jefes,demás personal,y clientes ademas debe responder rápidamente a sus peticiones, colocar letreros de precaución si es necesario, limpiar e inspeccionar todos los lugares de la empresa.
* También es importante que se aseguren de que sus uniformes y su apariencia personal se mantengan limpios y luzcan profesionales.
*limpiar las oficinas administrativas.
*vaciar y limpiar los botes de basura.
* limpieza diaria y programada de los centros o zonas asignadas .
vigilancia:
Ejercer la vigilancia y protección de bienes muebles e inmuebles, así como la protección de las personas que puedan encontrarse en los mismos.
* Efectuar controles de identidad en el acceso o en el interior de inmuebles determinados, sin que en ningún caso puedan retener la documentación personal.
*Evitar la comisión de actos delictivos o infracciones en relación con el objeto de su protección.
*Poner inmediatamente a disposición de los miembros de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad a los delincuentes en relación con el objeto de su protección, así como los instrumentos, efectos y pruebas de los delitos, no pudiendo proceder al interrogatorio de aquéllos.
* Efectuar la protección del almacenamiento, recuento, clasificación y transporte de dinero, valores y objetos valiosos.
* Llevar a cabo, en relación con el funcionamiento de centrales de alarma, la prestación de servicios de respuesta de las alarmas que se produzcan, cuya realización no corresponda a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad.
* Deberán seguir las instrucciones que, en el ejercicio de sus competencias, impartan los responsables de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad, siempre que se refieran a las personas y bienes de cuya protección y vigilancia estuviesen encargados los vigilantes, colaborando con aquéllos en casos de suspensión de espectáculos, desalojo o cierre provisional de locales y, en general, dentro de los locales o establecimientos en que presten su servicio, en cualquier situación en que sea preciso para el mantenimiento y restablecimiento de la seguridad ciudadana.
producción:
*Procesos
Procesos es el diseño del sistema de producción material. Donde se toma una decisión del tipo de tecnología que se utilizará, la distribución de las instalaciones, analizan el proceso, equilibrio de las líneas, control de proceso y análisis de transporte.
*Capacidad
Capacidad es la determinación de niveles óptimos de producción de la organización —ni demasiado ni pocos—; las decisiones específicas abarcan pronósticos, planificación de instalaciones, planificación acumulada, programación, planificación de capacidad y análisis de corridas.
*Inventario
Inventario es la administración de niveles de materias primas, trabajo en proceso y productos terminados. Las actividades específicas incluyen ordenar, cuándo ordenar, cuánto ordenar y el manejo de materiales.
*Fuerza de trabajo
Fuerza de trabajo es la administración de empleados especializados, semiespecializados, oficinistas y administrativos. Las actividades a desempeñar las podemos resumir en diseñar puestos, medición del trabajo, capacitación a los trabajadores, normas laborales y técnicas de motivación.
*Calidad
Calidad es la parte encargada de garantizar la calidad de los productos y servicios que ofrece. Las actividades a desempeñar dentro de estas funciones son controlar la calidad, muestras, pruebas, certificados de calidad y control de costos.
Las actividades de la producción de operaciones representan la parte más grande del activo humano y el capital dentro de una empresa; los costos básicos de fabricación se contraen mediante las operaciones, es por ello que, dentro de una empresa, la administración de operaciones tiene un gran valor como arma competitiva, como estrategia; las fortalezas o debilidades de las cinco funciones de la producción pueden significar el éxito o fracaso de una organización; este sistema está estructurado mediante un conjunto de actividades y procesos relacionados para cumplir con el objetivo de crear bienes y servicios de calidad.
mercadeo y distribucion:El director de mercadeo revisa la base de datos de los clientes, así como el mercado local, para determinar la demanda de productos y servicios ofrecidos por la empresa y la competencia de este. Después de revisar lo anterior, el director debe crear publicidad y promociones para atraer clientes a la empresa para venderles u ofrecerles los servicios.
MERCADEO Y DISTRIBUCIÓN:
* Trazar metas de mercadeo para asegurarle a la empresa un mayor volumen de ventas.
* Supervisar el desarrollo y ejecución de las actividades promocionales y la publicidad de la empresa tales como impresos, publicidad directa por correo, comerciales de televisión y radio. Esto incluye trabajar con diseñadores gráficos y escritores para asegurar la adecuada producción del material de publicidad.
* Trabajar con agencias de publicidad para crear campañas publicitarias para la empresa
* Formular, dirigir y coordinar las actividades y políticas de mercadeo para promocionar la empresa y sus servicios y trabajar con los gerentes de publicidad y promociones cuando sea necesario.
* Identificar, desarrollar y evaluar una estrategia de mercadeo basada en el conocimiento de los objetivos del establecimiento, características del mercado y los factores de costos y recargos.
* Iniciar investigaciones de mercadeo para luego analizar los hallazgos y así asegurar los más altos niveles de efectividad en la publicidad.
* Negociar contratos con los vendedores y distribuidores para gestionar distribución de materiales impresos y desarrollar estrategias de distribución.
* Trabajar con los fabricantes y coordinar las campañas para promocionar los nuevos servicios o productos.
La actual gerencia de mercados tiene que saber interpretar la realidad de los escenarios económicos mundiales que presentan una dinámica competencia, en donde las empresas que se han preparado para ello pueden desempeñar un rol determinante si saben aprovechar las oportunidades y darles a sus productos o servicios, las ventajas competitivas que se demandan. .
